MOLEHAND Solutions

A SharePoint Foundation 2010

The Windows SharePoint Services is a web portal system by Microsoft, supporting effective team collaboration. It provides comprehensive content management and search, accelerating shared business processes via an integrated interface, facilitating information-sharing across boundaries for better business insight. A large amount of resources and time could be saved with it’s help, furthermore the quality of the solution could be increased. This platform not only revolutionizes file sharing, but extends the internal communication with high level features.

Revise the procedures of your company:

    • Are the documents safe, but easily accessible from anywhere in the same time?
    • Do you always find, what you are looking for?"
    • Maybe some documents - used for example to keep a record of something - circulate around the company in e-mail. Does everybody know, which are the current versions of them? Does everybody get all the information?
    • Has ever happened that somebody was not aware of an event, because the information system was not good enough?
    • Would you need reports, registries or lists, from which you can obtain information using multiple filter conditions, with just a few clicks?
    • Have you ever suffered financial loss, because the needed data was not available right then, right there?
    • Has your company one or more branch offices, or do you have several employees, who often work outside the office?
    • Do you have difficulties assigning tasks and monitoring progress?
If you answered "Yes" to more than one of these questions, you should give a try to Windows SharePoint Services. Additionally, for an exceptionally good price! The licensing cost is distributed among the users in the system provided by MOLEHAND Solutions. Furthermore, you don't have to care about operation: MOLEHAND Solutions has high quality, high performance servers that our systems engineers monitor and maintain regularly, without access to your data!

To summarize the features of the system:

SharePoint use fields
Print  

A termék legnagyobb előnye, hogy általános felépítése révén szinte minden igénynek meg tud felelni, hiszen más profilú cégek más-más képességeket igényelnek. A központi, megosztott dokumentumkezelés, a gyors keresés a tartalmakban is, valamint az office integráltság valószínűleg minden vállalatnak hasznos, de az igazi előnyök a testre szabható folyamatokban, az adminisztráció hatékonyabbá tételében rejlik.
A könnyebb adoptáláshoz egy csokorba gyűjtöttünk néhány általános és sokszor megvalósított funkciót:

  • Munkanapló: az elvégzett tevékenységeket rögzíthetik benne a kollégák. Megadhatják például kinek, mit, mennyi ideig, és hol dolgoztak. Ez alapján könnyű kimutatásokat készíteni az ügyfeleknek és a hó vagy projekt zárásánál könnyedén összesíthetőek a felhasznált órák.
    Kimenő és bejövő számlák nyilvántartása: feltölthetjük a számláinkat, amiket kiegészíthetünk például fizetési információkkal, költséghelyekkel, vagy egyéb kategóriával. Így akár a könyvelés is szorosan integrálódhat a vállalati ügyekbe, egy magasabb szintre emelve ezzel a pénzügyi folyamatokat és kimutatásokat.
  • Projekt kezelés: a projektek kezelése (legyen az a vállalat belső ügye, vagy az ügymenet szerves része) minding nagy kihívást jelent egy vállalatnak. A SharePoint funkcionalitása kiváltképp kedvez a projekt menedzsmentnek. A feladatok rendszerezése a különböző alkalmazotti és vezetői nézetek, valamint a Gant-diagram támogatás ütőképessé teszi az eszközt ezen a területen is.
  • Közös címtár: elég gyakori és hamar jelentkező igény az ügyfelek és partnerek névjegyeinek közös nyilvántartása. Ha valaki új kontaktot szerez, vagy módosításról szerez tudomást, azt a többiek is azonnal látják. Az Office és az azonnali üzenetküldési integrációnak köszönhetően, pedig rögtön küldhetünk levelet, vagy indíthatunk VoIP hívást. Okostelefonnal szinkronizálva pedig rögtön megjelenik nálunk az összes szükséges információ az adott partnerről.
  • Iktatás: bármilyen dokumentum iktatása egyszerűen megvalósítható a SharePoint dokumentumtár funkciójával, amely így letisztult formája miatt pillanatok alatt elsajátítható. 
  • Ügyfélkapcsolat-kezelés (CRM): az ügyfelek, kampányok, kapcsolati rendszerek nyilvántartása szinte minden cég működésének a szerves része. Egy egyszerű rendszer felépítése gyerekjáték, de komolyabb testre szabással szinte bármilyen alkalmazás összeállítható.
  • Házipénztár: készpénzes számlák, visszajárok, egyéb pénzügyi műveletek nyilvántartására hasznos eszköz a kockás füzet a kasszában, de vitathatatlan előnye az elektronikus nyilvántartásnak, hogy mindig mindenki tisztában van a rá vonatkozó egyenlegekkel, amiket historikus formában nyomon is követhet.
  • Útnyilvántartás: céges erőforrások, mint például az autók nyilvántartása, kontrollálása korszerűen megoldható a rendszer segítségével.
  • Erőforrás foglalás: közös eszközök foglaltsága, vagy éppen a rendelkezésre állása sok vállalat életében fontos kérdéskör. Autók, projektorok, tárgyalók, vagy bármilyen speciális eszköz pontos követése segít ezek jobb kihasználásában, így költséghatékonyabb működést tesz lehetővé.
  • Közös naptár: ki, mikor elérhető, éppen hol van, mikor fog ráérni. Ez egy közös használatú naptár segítségével egyszerűen kinyerhető információ halmaz.
  • Közös feladatlista: sok esetben jó hasznát lehet venni egy olyan eszköznek, amibe bekerülnek a megfelelő paraméterekkel kitöltött feladatok, a megfelelő adatokkal (határidő, prioritás, érték, szükséges ismeret, készültségi fok, állapot), a kollégák pedig ezek alapján magukhoz vehetik őket. Így egyszerűen automatizálható a feladatkiosztás. Amennyiben csak a feladatok monitorozása a feladat, akkor egyszerűen kitöltjük a tulajdonos mezőt, és ekkor megjelenik a feladat az adott kolléga felületén, és/vagy Outlookjában.
  • Szabadság nyilvántartás: a szabadságok kezelése sok cégvezetőnek jelent gondot. Egy egyszerű mini alkalmazás lehetőséget biztosít, hogy a kollégák egy naptárban rögzítsék ezeket maguknak. Ezáltal mindenki számára időben elérhető lesz az információ, ráadásul könnyen összesíthető, és egy munkafolyamat segítségével az engedélyezési procedúra is ültethető rá.
  • Tudásbázis: sok esetben a vállalati tudás és információ kulcsfontosságú egy vállalat életében. Ezek rögzítésére kiváló lehetőséget biztosít a SharePoint: a bejegyzések kategorizálhatóak, rendezhetőek, és később bárki hozzáfűzheti a saját tudását, tapasztalatát. Ráadásul a feliratkozás segítségével, azonnal megtudhatjuk, ha változik egy-egy elem.
  • Linkgyűjtemény: a gyakran használt, bonyolult, vagy a pont csak ritkán használt webes hivatkozások gyűjteménye. Szintén nagy előnye, hogy bárki ad új elemet a listához, vagy visz fel módosítást, az a többieknek azonnal rendelkezésre áll.
  • Árajánlat készítés és kezelés sablonok alapján: az igényes és egységes árajánlat-készítés szinte elengedhetetlen minden iparágban. A SharePoint segítségével mindig aktuálisan tarthatjuk az árajánlat sablonunkat, amit egy gombnyomással élő ajánlattá tehetünk. Elkészítés után az ajánlat rögtön tárolódik, és kategóriák, ajánlati ár, ügyfél vagy bármi más alapján könnyen rendezhető és átlátható.
  • Egyéb nyilvántartások és ügykezelés: minden vállalat rendelkezik speciális folyamatokkal, amik kis átgondolás után - jó eséllyel - szintén felkerülhetnek a vállalati felületre. Az adathalmazokon létrehozható nézetek mindenkinek csak a számára szükséges sorok értékes adatait mutatják. Ráadásul a kategóriák segítségével állapotokat, fázisokat is létrehozhatunk. Ennek köszönhetően egy alkalmazott csak az előtte álló tevékenységeket látja, a döntéshozók pedig más aspektusból, a főbb mutatókat követhetik, vagy avatkozhatnak be ezek alapján, ha szükségesnek vélik.
  • Faliújság: a kollégák tájékozottsága gyakran kardinális kérdés. Egy könnyedén szerkeszthető faliújság jó eszköz erre. Nagy előnye, hogy az adott bejegyzés csak a megadott idő után tűnik el, így az aktualitás könnyen szabályozható, illetve a körlevéllel ellentétben, azt visszamenőleg is látja minden jogosult kolléga.
SharePoint case studies
Print  

The following examples will introduce how our customers use the facilities offered by SharePoint.

Rag-trade company

Only 5% of our customer’s employees working with PC, so they have reduced IT infrasturcture. However it is important to store their documents at a central and safe place. For this case, the Windows SharePoint Services by MOLEHAND offers a perfect solution. Keeping the data safe is guaranteed by fault tolerant server disks and transfer exchange is secured with the HTTPS protocol. By Outlook synchronization the users with notebook are able to reach the most recent version of files.

 

IT company

Our principal does it’s business on many of it’s customers site and for this reason the employees can only work in a team at a fast and from anywhere reachable system. The tenders, many type of manuals and other important documents of the company are uploaded and they are able to reach them if they have the right permissions. The employees are using alerts to always be informed about document changes.

  • The employees are using a shared calendar to note down and share their activites, so everyone knows where and what are they doing.
  • The set and review of the tasks is handled very easilt. Some of tasks can be ingested by everyone, if he or she has enough time and experience.
  • The completed task and invoiced times are stored in a common list. From this list you can easily create invoices, calculate the rentals and after some clicks make impressive riports for the customers and the management.
  • The company is running a knowledge base, where everybody can share and discuss with each other it’s experiences or problems.
  • The incomming and outgoing invoices are recorded in PDF format, so each item can be found very fast, and you can forget the uninvoiced items, because this step can be marked or unmarked.
  • Contacts are stored centrally so everyone can synchronize it with Outlook and anybody can find the wanted person.

 

International medical imaging company

They are using all the features what just the SharePoint can  offer. Several document list ensure the detached documents of the departments, but through search everything can be easily found in every document of the company. The document version control is very important in order  to quickly find the earlier versions of the product’s specification. Service department using a list to store every sold products in order to get the necessary information. With filters and views they can make reports and statements for the management. The workflows also help them to observ the steps of the quality assurance.

The booking of the courtroom or the beamer and voting for a common case or publicate the news is also ensured by SharePoint.

 

Microsoft Logos

 

If you order now from our SharePoint packages, we give you a free 1 hour on-site* consultation. Moreover now you can try our service out for 1 month free! More...

 

Discount offer

 With MOLEHAND’s SharePoint solution we have managed to solve several difficulties, which caused problems in our management and made the economic production more and more difficult for years.