MOLEHAND Solutions - Nagyvállalati megoldások mindenkinek

A SharePoint a Microsoft csoportmunka támogató webes portálrendszere. Segítségével a vállalat dolgozói egy egységes felületen férnek hozzá a közösen használt és szerkesztett információkhoz. Ezáltal rengeteg idő és erőforrás takarítható meg, ráadásul növelhető a munka minősége is. Ez az alkalmazás nemcsak forradalmasítja a klasszikus fájlmegosztást, hanem a magasabb szintű funkciókkal kiterjeszti a vállalaton belüli kommunikáció lehetőségeit.

Gondolja át a vállalat folyamatait:

• A dokumentumok megfelelő biztonságban, mégis bárhonnan, könnyen elérhetőek? Mindig megtalálja amit keres?
• Sokszor e-mailben kering egy-egy anyag, vagy nyilvántartás a kollégák között. Mindenki tudja melyik az aktuális verzió? Eljut mindenkihez minden információ?
• Előfordul, hogy valaki nem értesült egy eseményről, mert nem megfelelő a tájékoztatási rendszer?
• Szüksége lenne olyan kimutatásokra, nyilvántartásokra vagy listákra, amiből több szempont szerint is kinyerhet információkat, néhány kattintással?
• Érte kár amiatt, hogy a szükséges adatok akkor és ott nem voltak elérhetőek?
• A cégnek több telephelye van, vagy néhányan gyakran dolgoznak az irodán kívül?
• Nehézkes a feladatok kiosztása és számonkérése?

Ha fenti kérdések közül többre is igennel felelt, akkor érdemes kipróbálni a SharePoint Foundation 2010-t. Ráadásul mindezt rendkívül kedvező áron! A MOLEHAND által biztosított osztott rendszerben a licensz költségek megoszlanak a felhasználók között. Ráadásul az üzemeltetéssel sem kell foglalkoznia: A MOLEHAND kiváló minőségű és nagy teljesítményű szervereit cégünk rendszermérnökei rendszeresen monitorozzák és karbantartják, anélkül, hogy hozzáférésük lenne az Ön adataihoz!
Az Üzleti csomagok helyszíni oktatást, telefonos tanácsadást,  valamint portálépítést is tartalmaznak a megadott keretig, így Ön gyorsan és hatékonyabban kialakíthatja az igényeinek megfelelő SharePoint portált.

A termék legnagyobb előnye, hogy általános felépítése révén szinte minden igénynek meg tud felelni, hiszen más profilú cégek más-más képességeket igényelnek. A központi, megosztott dokumentumkezelés, a gyors keresés a tartalmakban is, valamint az office integráltság valószínűleg minden vállalatnak hasznos, de az igazi előnyök a testre szabható folyamatokban, az adminisztráció hatékonyabbá tételében rejlik.
A könnyebb adoptáláshoz egy csokorba gyűjtöttünk néhány általános és sokszor megvalósított funkciót:

• Munkanapló: az elvégzett tevékenységeket rögzíthetik benne a kollégák. Megadhatják például kinek, mit, mennyi ideig, és hol dolgoztak. Ez alapján könnyű kimutatásokat készíteni az ügyfeleknek és a hó vagy projekt zárásánál könnyedén összesíthetőek a felhasznált órák.
  Kimenő és bejövő számlák nyilvántartása: feltölthetjük a számláinkat, amiket kiegészíthetünk például fizetési információkkal, költséghelyekkel, vagy egyéb kategóriával. Így akár a könyvelés is szorosan integrálódhat a vállalati ügyekbe, egy magasabb szintre emelve ezzel a pénzügyi folyamatokat és kimutatásokat.
• Projekt kezelés: a projektek kezelése (legyen az a vállalat belső ügye, vagy az ügymenet szerves része) minding nagy kihívást jelent egy vállalatnak. A SharePoint funkcionalitása kiváltképp kedvez a projekt menedzsmentnek. A feladatok rendszerezése a különböző alkalmazotti és vezetői nézetek, valamint a Gant-diagram támogatás ütőképessé teszi az eszközt ezen a területen is.
• Közös címtár: elég gyakori és hamar jelentkező igény az ügyfelek és partnerek névjegyeinek közös nyilvántartása. Ha valaki új kontaktot szerez, vagy módosításról szerez tudomást, azt a többiek is azonnal látják. Az Office és az azonnali üzenetküldési integrációnak köszönhetően, pedig rögtön küldhetünk levelet, vagy indíthatunk VoIP hívást. Okostelefonnal szinkronizálva pedig rögtön megjelenik nálunk az összes szükséges információ az adott partnerről.
• Iktatás: bármilyen dokumentum iktatása egyszerűen megvalósítható a SharePoint dokumentumtár funkciójával, amely így letisztult formája miatt pillanatok alatt elsajátítható. 
• Ügyfélkapcsolat-kezelés (CRM): az ügyfelek, kampányok, kapcsolati rendszerek nyilvántartása szinte minden cég működésének a szerves része. Egy egyszerű rendszer felépítése gyerekjáték, de komolyabb testre szabással szinte bármilyen alkalmazás összeállítható.
• Házipénztár: készpénzes számlák, visszajárok, egyéb pénzügyi műveletek nyilvántartására hasznos eszköz a kockás füzet a kasszában, de vitathatatlan előnye az elektronikus nyilvántartásnak, hogy mindig mindenki tisztában van a rá vonatkozó egyenlegekkel, amiket historikus formában nyomon is követhet.
• Útnyilvántartás: céges erőforrások, mint például az autók nyilvántartása, kontrollálása korszerűen megoldható a rendszer segítségével.
• Erőforrás foglalás: közös eszközök foglaltsága, vagy éppen a rendelkezésre állása sok vállalat életében fontos kérdéskör. Autók, projektorok, tárgyalók, vagy bármilyen speciális eszköz pontos követése segít ezek jobb kihasználásában, így költséghatékonyabb működést tesz lehetővé.
• Közös naptár: ki, mikor elérhető, éppen hol van, mikor fog ráérni. Ez egy közös használatú naptár segítségével egyszerűen kinyerhető információ halmaz.
• Közös feladatlista: sok esetben jó hasznát lehet venni egy olyan eszköznek, amibe bekerülnek a megfelelő paraméterekkel kitöltött feladatok, a megfelelő adatokkal (határidő, prioritás, érték, szükséges ismeret, készültségi fok, állapot), a kollégák pedig ezek alapján magukhoz vehetik őket. Így egyszerűen automatizálható a feladatkiosztás. Amennyiben csak a feladatok monitorozása a feladat, akkor egyszerűen kitöltjük a tulajdonos mezőt, és ekkor megjelenik a feladat az adott kolléga felületén, és/vagy Outlookjában.
• Szabadság nyilvántartás: a szabadságok kezelése sok cégvezetőnek jelent gondot. Egy egyszerű mini alkalmazás lehetőséget biztosít, hogy a kollégák egy naptárban rögzítsék ezeket maguknak. Ezáltal mindenki számára időben elérhető lesz az információ, ráadásul könnyen összesíthető, és egy munkafolyamat segítségével az engedélyezési procedúra is ültethető rá.
• Tudásbázis: sok esetben a vállalati tudás és információ kulcsfontosságú egy vállalat életében. Ezek rögzítésére kiváló lehetőséget biztosít a SharePoint: a bejegyzések kategorizálhatóak, rendezhetőek, és később bárki hozzáfűzheti a saját tudását, tapasztalatát. Ráadásul a feliratkozás segítségével, azonnal megtudhatjuk, ha változik egy-egy elem.
• Linkgyűjtemény: a gyakran használt, bonyolult, vagy a pont csak ritkán használt webes hivatkozások gyűjteménye. Szintén nagy előnye, hogy bárki ad új elemet a listához, vagy visz fel módosítást, az a többieknek azonnal rendelkezésre áll.
• Árajánlat készítés és kezelés sablonok alapján: az igényes és egységes árajánlat-készítés szinte elengedhetetlen minden iparágban. A SharePoint segítségével mindig aktuálisan tarthatjuk az árajánlat sablonunkat, amit egy gombnyomással élő ajánlattá tehetünk. Elkészítés után az ajánlat rögtön tárolódik, és kategóriák, ajánlati ár, ügyfél vagy bármi más alapján könnyen rendezhető és átlátható.
• Egyéb nyilvántartások és ügykezelés: minden vállalat rendelkezik speciális folyamatokkal, amik kis átgondolás után - jó eséllyel - szintén felkerülhetnek a vállalati felületre. Az adathalmazokon létrehozható nézetek mindenkinek csak a számára szükséges sorok értékes adatait mutatják. Ráadásul a kategóriák segítségével állapotokat, fázisokat is létrehozhatunk. Ennek köszönhetően egy alkalmazott csak az előtte álló tevékenységeket látja, a döntéshozók pedig más aspektusból, a főbb mutatókat követhetik, vagy avatkozhatnak be ezek alapján, ha szükségesnek vélik.
• Faliújság: a kollégák tájékozottsága gyakran kardinális kérdés. Egy könnyedén szerkeszthető faliújság jó eszköz erre. Nagy előnye, hogy az adott bejegyzés csak a megadott idő után tűnik el, így az aktualitás könnyen szabályozható, illetve a körlevéllel ellentétben, azt visszamenőleg is látja minden jogosult kolléga.

Az alábbi példák bemutatják ügyfeleink hogyan használják a SharePoint által kínált lehetőségeket:

Ruhaipari vállalat

Ügyfelünk alkalmazottjainak mindössze 5%-a dolgozik számítógéppel, így korlátozott informatikai infrastruktúrával rendelkeznek. Mégis fontos, hogy dokumentumaikat egy központi, biztonságos helyen tárolják. Erre kiváló megoldást nyújt a MOLEHAND által biztosított Windows SharePoint Services szolgáltatás. Az adatbiztonságot a szerverek hibatűrő lemezei és a rendszeres mentés garantálja. Az átvitel biztonságát pedig a titkosított HTTPS protokoll biztosítja. Az Outlook szinkronizáció révén pedig a notebookal rendelkező felhasználók akár út közben is elérik a fájlok aktuális verzióját.

Informatikai vállalat

Megbízónk számos ügyfele telephelyén végzi a tevékenységét. Emiatt az alkalmazottak a közös munkát csak egy központi, bárhonnan gyorsan elérhető rendszeren keresztül tudják végezni. Az árajánlatok, a különböző leírások, illetve a cég többi fontos dokumentuma ide kerül feltöltésre és érhetőek el a megfelelő jogosultság birtokában. Mivel minden alkalmazott fel van iratkozva az őt érintő területekre, e-mailben azonnal értesítést kap az adott dokumentum változásáról, vagy a céges módosításokról.

• Az egyes alkalmazottak elfoglaltságaikat egy közös naptárba rögzítik, így mindig mindenki tudja hol van és mit csinál, akit keresnek.
• A feladatok kiosztása és számonkérése könnyen kezelhető. Bizonyos feladatokat bárki megához vehet, ha ideje és tapasztalata engedi.
• Az elvégzett feladatok és számlázható órák egy közös listába kerülnek. Ebből pillanatok alatt számlázhatóak a tételek, egyszerű kiszámolni a béreket, és néhány kattintással igényes riportok készíthetők az ügyfelek és a vezetőség számára.
• A cég tudásbázist üzemeltet, ahol mindenki megoszthatja és megvitathatja a többiekkel  tapasztalatait, problémáit
• A kimenő és bejövő számlák PDF formátumban rögzítésre kerülnek, így pillanatok alatt visszakereshető minden tétel, és megszűnnek a kiszámlázatlan eszközök, mivel tételenként bejelölhető, hogy számlázva lett-e.
• A névjegyek tárolása is központilag történik, amit mindenki szinkronizált az Outlook-kal. Így bárki rögtön megtalálja a keresett személyt.

Orvosi berendezéseket tervező és gyártó nemzetközi vállalat

Ügyfelünk a termék szinte minden lehetőségét kihasználja. Számos dokumentumtár biztosítja az osztályok elkülönített adatait, de a keresés révén mégis könnyedén kereshető a teljes vállalat anyagaiban. Rendkívül fontos a dokumentumverziók kezelése, hogy a termék specifikáció korábbi verzióit pillanatok alatt megtalálják. A szerviz minden eladott eszközt listában tárol, amiből könnyed megtalálják a szükséges adatokat. Ráadásul a megfelelő szűrök és nézetek segítségével, könnyen készítenek kimutatásokat és riportokat a vezetőség felé. A munkafolyamat kezeléssel, ami megköveteli a szerviz fázisok pedig eleget tesznek a minőségbiztosítási feltételeknek is.

A tárgyaló és projektor foglalást, a közös ügyek megszavazását, illetve a hirdetmények közzétételét is a SharePoint segítségével oldják meg.